Thursday 26 February 2015

Menata Berkas-Berkas Pribadi dan Keluarga

Assalaamu'alaikum.... ^_^

Salah satu target dunia saya di tahun 2015 ini adalah membersihkan dan menata rumah kontrakan. Alhamdulillah sudah beberapa barang yang saya sortir dan tata. Pas sedang memilah-milah, saya lihat ternyata saya punya 3 document keeper/map (yang satu sudah penuh, dan yang dua masih kosong). Emm...saya lalu berfikir, gimana kalau berkas-berkas punya saya, punya suami dan punya bersama, saya pisahkan. Akhirnya, saya pun fokus memilah-milah berkas berdasarkan kepunyaan.

Menata Berkas-Berkas Pribadi dan Keluarga (dok. Haya Aliya Zaki)
Langkah pertama, saya keluarkan dahulu semua berkas yang ada. Lalu yang kedua, saya bikin daftar apa saja yang mau dimasukkan dan dimana mau meletakkan berkasnya, apa di map bagian depan atau di belakang. Ketiga, ya tinggal pilah berkasnya trus dimasukkan deh ke map/document keeper sesuai labelnya.

Enggak cukup sampai di situ, sayapun kemudian kepo, apakah teman-teman saya ada juga yang menata berkas-berkasnya, atau apakah ada yang belum. Saya tanya-tanya pada beberapa teman blogger, baik yang sudah menikah ataupun yang masih single. Akhirnya, saya malah yang mendapatkan banyak sekali inspirasi, dan semoga Teman ReeNgan juga akan mendapatkan inspirasi seusai membaca cerita mereka tentang Menata Berkas-berkas Pribadi dan Keluarga... ^_^.

Siapa saja, blogger yang dengan lapang dada mau menerima kekepoan saya? Ini dia :
  • Amtina Fathul Latifah adalah seorang mahasiswi Universitas Indonesia. Saya kenal dengannya karena dia didapuk menjadi salah satu model fashion show di Srikandi Blogger tahun 2014. Tulisan-tulisannya bisa dilihat di tinalatiefblog.wordpress.com.
  • Nah, kalau blogger yang satu ini sudah terkenal banyak menulis resensi, buku anak dan jadi editor serta terpilih menjadi Srikandi Blogger Inspiratif 2013, Haya Aliya Zaki. Saya pernah melihat foto koleksi cerita-ceritanya yang dimuat di media cetak, makanya saya tanya-tanya, hehe..Kalau Teman ReeNgan ingin tahu tips dan trik menulis untuk media cetak, dan cara mengirimkannya, silahkan berkunjung ke hayaaliyazaki.com.
  • Yang terakhir, Siti Hajar atau terkenal dengan panggilan Idah Ceris, seorang gadis ayu asal Banjarnegara yang termasuk salah satu dari 10 finalis Srikandi Blogger 2014, kereen kan?? (Termuda lagi, ya Dah?). Tulisan dan kegiatan jalan-jalannya bisa dipantengin di idahceris.com.

Sudah mulai menata berkas?
Amtina Fathul Latifah : Sudah, Mak...
Haya Aliya Zaki : Sudah. Yang belum ditata, buku-buku di kardus di ruangan belakang.
Idah Ceris : Sudah. Saya punya map khusus.

Sejak usia berapa / sejak kapan kira-kira mulai menata berkas-berkas pribadi dan keluarga?
Amtina Fathul Latifah : Sebenarnya sudah sejak kecil. Terutama ketika aku mulai menunjukkan keinginan untuk punya privasi sendiri. Mom ngajarin aku untuk belajar mengurus barang-barangku sendiri, misalnya meja belajar, berkas-berkas, baju, sepatu, rambut, hehehe...
Haya Aliya Zaki : Sejak pindah ke rumah sendiri tahun 2003 sampai sekarang.
Idah Ceris : Aku dari MTs, Kak...

Apakah tiap anggota keluarga punya map/document keeper masing-masing atau semuanya dimasukkan dalam satu map?
Amtina Fathul Latifah : Setiap anggota keluarga punya map masing-masing. Kalau dikategorikan ada, 1) memori waktu kecil, 2) album foto (foto dari bayi, anak-anak, sampai sekarang), 3) arsip sekolah (dari preschool sampai sekarang). Trus ada arsip buku-buku, dari aku mulai belajar menulis, menggambar, sampai aku kuliah ada di lemari tersendiri.
Haya Aliya Zaki : Kalau saya nyimpen berkas bukan berdasarkan siapa yang punya, hihihi... Saya nyimpen berdasarkan jenis berkasnya. Misal, sau map Akta Lahir hanya berisi akta lahir seluruh anggota keluarga. Ada map Paspor, map Rapor TK, dst. Mungkin karena kebiasaan dulu waktu bekerja di apotek, saya nyimpen obat berdasarkan tujuan penggunaan obatnya, termasuk menyimpan berkas tulisan yang dimuat di media cetak juga memakai teknik yang sama. Saya klasifikasikan berdasarkan jenis media cetaknya. Misal, satu map Majalah Wanita isinya tulisan saya yang dimuat di macam-macam majalah wanita, dst.
Idah Ceris : Dipisah, Kak. Satu map satu orang. Dalam satu map juga diurutkan berdasarkan jenjang pendidikannya. Piagam ditaruh di paling akhir.

Dalam keluarga, siapa yang paling rajin menata berkas-berkas tersebut?
Amtina Fathul Latifah : Sekarang aku, Mak. Mom nomor dua karena semakin sedikit yang diurusin.
Haya Aliya Zaki : Semua berkas, saya yang menata. Kalau ada anggota keluarga yang butuh berkas, saya yang siapin.
Idah Ceris : Ibuku yang rajin banget.

Ada tips menata berkas, enggak?
Amtina Fathul Latifah :
  • Kalau untuk buku-buku, terutama yang buku kuliah sekarang, aku menatanya per 2-3 bulan karena bukunya pasti kepakai terus.
  • Kalau untuk file seperti sertifikt, setiap kali dapat langsung disimpan di tempatnya, Mak.
  • Untuk file-file seperti ijazah, sertifikat, dan sejenisnya termasuk KTP, buku tabungan, selain dibuat asrip juga dibuat SCAN/FILE DIGITAL-nya. Dimasukkan ke dalam drive/flashdisk dan dibawa kemana-mana, supaya kalau perlu mendadak bisa langsung ketemu.
  • Filenya (digital maupun arsip di rumah) disimpan sesuai kategori supaya lebih mudah mencarinya. Misalnya sesuai jenis file, dan tahun mendapatkannya. Diberi notes (catatan) juga lebih baik.
  • Berkas-berkas disimpan dalam map yang anti air, kalau perlu semuanya dilaminating.
Haya Aliya Zaki :
  • Berkas disimpan di dalam folder plastik berkantong, karena di dalamnya berisi banyak kantong plastik, sehingga bisa muat banyak berkas.
  • Masing-masing folder diberi stiker. Misal, folder berisi akta kelahiran diberi stiker Akta Kelahiran. Tujuannya supaya gampang mencari kalau dibutuhkan.
  • FOTOKOPI berkas-berkas penting. Kalau berkas asli hilang, fotokopi ini bisa membantu.
  • Berkas dimasukkan ke dalam lemari khusus yang menyimpan berkas. Berkas yang maha-penting seperti kartu keluarga, akta kelahiran, buku nikah, paspor, saya masukkan ke tas khusus pula. Jadi, kalau ada apa-apa tinggal angkut.
  • Jangan membuang begitu saja berkas-berkas yang sudah enggak dibutuhkan, apalagi yang berisi data diri, seperti kertas laporan royalti buku, kertas tagihan kartu kredit, dll. Sobek-sobek atau hancurkan di mesin penghancur kertas dulu sebelum dibuang.
Idah Ceris :
  • Semua berkas penting pasti aku PRESS, nggak dilaminating. Soalnya kalau dilaminating trus nggak sengaja ketekuk, jadinya jelek.
  • Untuk berkas-berkas yang sekiranya ada expired-nya (masa berlaku) juga dipisahkan. Contohnya, kartu kuning, SKCK.
  • Document keeper/map-nya jangan dibawa kemana-mana, jangan menenteng, atau meletakannya di tas. Nggak aman. Kalau memang perlu dengan salah satu atau salah dua berkas, ya diambil yang itu saja.

Apa saja manfaat yang sudah pernah dirasakan dari menata berkas-berkas pribadi dan keluarga?
Amtina Fathul Latifah : Pertama, pasti sangat memudahkan kita mencari berkas yang sifatnya penting, enggak perlu bongkar isi lemari dan laci, hehehe... Kedua, kita enggak pernah merasa khawatir kalau sewaktu-waktu file itu dibutuhkan secara mendadak. Tanpa membawa hardcopy tidak masalah karena sudah ada softcopy-nya.
Haya Aliya Zaki : Mudah mencari kalau dibutuhkan. Enggak ketelisut di sana-sini. Percaya atau enggak, suami kayaknya senang banget kalau dia lagi butuh berkas, saya ngasihnya cepat. Urusannya kan jadi cepat beres juga. Enggak kebayang kalau lagi butuh, eh cari berkasnya sulit. Urusan terhambat. Bisa-bisa suami istri berantem. Gubraaakkk. (Mmmm... wow, hehehe..).
Idah Ceris : Misal mau daftar kerja, tinggal ngambil apa yang dibutuhkan, karena lebih rapi dan tertib sehingga memudahkan pencarian.

Hmmm... bagaimana Teman Reengan, ada inspirasi dari kebiasaan menata berkas para nara sumber? Apakah Teman ReeNgan punya pengalaman atau tips menata berkas pribadi? Yuk di share.. ^_^

19 comments:

  1. aku sama kayak mbak haya, ditata serapi mungkin biar kalau butuh cepet dan inget...xixixi
    tapi berkas teh emang penting --"

    ReplyDelete
    Replies
    1. Tinggal set set, berkas2 sdh ada semua ya, Mak Echa.. ^_^

      Delete
  2. kadang aku rapi kadang enggak, labil kali aku ini. Tapi untuk akte, ijazah, atau surat berharga lainnya aku masukkan dalam dokumen keeper dan ditempatkan di tempat yang mudah kejangkau. Untuk buku-buku aku tempatkan sesuai dengan jenis buku, buku parenting, buku komputer, buku marketing dan buku gambar anakku, kupisahkan

    ReplyDelete
    Replies
    1. Tetep ya Mak. Kita itu multitasking, untuk masalah dokumen/berkas, kita jadi pustakawan.. hhehe

      Delete
  3. wah penting ini, apalagi sebagai ibu rumah tangga yang biasanya harus beres-beres rumah, suami kalau cari berkas-berkas pasti nanya ke aku, biar gak tercecer dan mudah dicari
    makasih sharingnya mak :)

    ReplyDelete
    Replies
    1. Wah, samaan dong sama saya.. hehehe #mintanyah
      Suami saya juga menyerahkan segala urusan beres2 berkas ke saya semua. Jadi dia kalau lagi butuh tinggal minta. Trus ntar saya lagi yg naruh ke document keeper-nya.. wkwkwkwk...

      Delete
  4. Butuh waktu tersendiri buat merapikan berkas-berkas seperti ini, makan waktu lama sih ya, tapi kalau sudah rapi banyak waktu yang bisa dihemat ^^

    ReplyDelete
    Replies
    1. Asyik kok, Mbak. Sepanjang pengalaman saya, yg bikin lama beresin berkas itu kalau tiba2 saya nemu diary waktu kuliah atau selipan surat dari mantan (abaikan yg ini), hehehehe.. Bikin melodi memori gitu.. yang paling romantis adalah saat saya melihat dan membaca lagi surat dari suami.. Akkkkk... meleleh hati ini... ^_^

      Delete
    2. Yg sama, surat dari suami atau surat dari mantan, Mak?? #eh

      Delete
  5. wah, jadi inspirasi nih ... secara aku masih berantakan dalam menata berkas

    ReplyDelete
    Replies
    1. Ayo Selvy, hari Minggu besok kita menata berkas.. :) Saya mau pinjam scanner punya ponakan dulu.. :)

      Delete
  6. wah jadi tau nih kebiasaan mereka...ihiiii...kalo aku ditanyain begitu mungkin masih berpikir lama..soalnya berkasku masih awut2an :)

    ReplyDelete
    Replies
    1. Ayoo.. Mbak Dwi. Hari Minggu ini semangat bongkar.. bongkar.. berkas, trus ditata deh.. :)

      Delete
  7. Eyampuuuun...
    Gimana iniiih...semua arsipku berantakan dan males-malesan gitu beresinnyaaa...
    Itu kan semua tugasnya Abaaaaah..hehehe...

    *kemudian malah asyik-asyikan nonton dipidi...hihihi..*

    ReplyDelete
    Replies
    1. Itu tolong ya Neng.. dipidi-dipidi yg udah selesai ditonton, HIBAHKEUN ke saya..!!
      Hahahah.. hehehehe..
      #mintanyagratisan

      Delete
  8. untuk berkas pribadi aku di simpan di tas khusus

    ReplyDelete

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...